秘書が公文書を処理する基本原則

実際に即した原則

簡素化は公文書の処理活動をより正確で便利で効率的に保証することです。

「繁文敷き布団の日」は、公文書の処理活動に迷惑をかけて、効率的に際立った問題を実現してきました。

党と政府の関係指導者はかつて何度も「反対党8株」を要求し、「文山を運んで、海を埋める」を提唱しましたが、これらの問題はなかなかうまく解決できませんでした。

今日の商品経済社会は公文書処理活動の時効性に対する要求がより高く、品質要求がより厳しいので、繁雑化を簡略化し、簡単に削除しなければならない。

まず、文章は短く書くべきです。きちんと書くべきです。公文書の書式、構造、種類はすべて簡略化に努めなければなりません。

その次に、公文書の運転の処理のプログラムの一環はできるだけ簡略化に努めて、必要でないレベルと仕事の一環を減らして、いくつか一環と手続きを合併して、1歩1歩加工の手段を改善しますに従って、効果的にプログラムを制御して、誤りの機会が現れることを減らして、最後に1歩簡略化の過程を実現します。

第三に、公文書処理の実践者は古い観念を観念的に打ち破らなければならない。複雑で、段階が多くて、効果的であるという古い観念を打ち破り、簡素化の意識を樹立し、簡便で、実行しやすい手順、責任から人の仕事の手配、規範化された機能の強い方法、工具こそ、公文書の処理の便利で効果的な正しい方法である。

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高い効率の原則

効率と品質は互いに寄り添って、効率が高いのは速いリズム、高い時効だけではなくて、更に公文書の処理の高品質に依存して、すべての仕事、すべての一環を正確にして、入念で、周到で、公文書の処理のこのシステムの工事、群体の行為に質的に完成することができて、すべての人はすべてその職務を司って、公文書の処理の効率は実現することができます。

公文書の処理の質は公文書の処理活動の構成の各要素に関連して、仕事の過程の各一環に関連して、評価の審査の指標の体系に関連しました。

まず、品質の高低は設備、物質、材料、工具などの硬い要素に頼るだけではなくて、人の主観的な努力、情報の保証と制度の完備など多くのソフトな要素にも依存して、二つの面ですべて高い品質を達成してこそ、効率は本当に保証されます。

そうでないと、一方的に速度を強調し、高速を強調し、客観的な設備条件、物質条件が備わっているかどうかを強調するだけで、「急がば回れ」という可能性があります。