電話応対のマナーの常識まとめ

もし上司に会いたいことがあるならば、特に総経理あるいは副総経理は先に電話で連絡してください。秘書に時間を伝えてもらえますか？

同級の同僚と連絡しても先に電話をして、時間と場所を約束して、勝手に他の人を邪魔しないでください。

話が終わったら、必ず電話をかけることを忘れないでください。

2.お客様や上司の会議中の電話応対

まず、お客様や上司が会議中であることを相手に説明し、伝言が必要かどうかを丁寧に聞きます。

伝言があれば、電話メモの要求に応じてメモを取るべきです。

相手が電話をするなら、基本的な資料をメモして、しばらく待ってください。その後、メモに書類を書いて、お客様や上司に届けて、指示を待ってください。

上司や同僚の大体の行方を説明します。

大体の戻り時間を説明します。

電話や伝言の代わりに他の人が必要ですか？

オフィスで上司に電話を受けても、上司がいない場合は、「来ていません」や「ずっと見ていません」、「まだ来ていません」などの答えを避け、「彼/彼女はしばらくオフィスにいません。何かあったら、代わってもらえますか？」などと答えます。

電話を取り次ぐときは、相手の名前と会社を必ず聞いてください。

伝えた内容を繰り返し確認することを忘れずに。

お客様や上司のために電話を取り次ぐ時は、必ず双方の話が通じるまで待って、自分の受話器をそっと置いてください。

何回か回っても、誰もいません。毎回相手に「すみません、ちょっと待ってください」と言います。

相手の由来と意図を知っている時は、電話を切らずに、指示を受けてから処理します。

5.受話者が接客中の電話応対

まず相手に説明して、伝言が必要かどうか聞いてから電話します。

緊急の場合は、しばらくお待ちください。なんとかお客様や上司に連絡して、その言いつけを聞いてください。

相手が重要な会議に参加している場合は、丁寧に謝罪し、後で電話するように丁寧に勧めます。

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通常の視覚イメージは7秒以内に形成されることが多い。

服と外見もコミュニケーションの形です。

もし職業の女性がハイヒールを履いて、トレーニングシャツとミニスカートを着て化粧をしていたら、彼女は職業上の交流ではなく、性的な挑発を表しています。

ですから、仕事で成績を上げるには、女性の服装は彼女の身分に合うはずです。

提案：女性の優しさを捨てる必要はありませんが、あまりにも目立たないようにしてください。

あなたの服装は自分の職業より一段上の人に似ることができます。

例えば管理人なら、マネージャーのように着てもいいです。

社長はいつまでも社長です。あなたの上司です。上司があなたを認めてくれるからといって、寸志を得てはいけません。距離をおろそかにしてしまいました。

社長は普通にあなたを守ることができますが、状況が発生した時、あなたはきっと彼の配下の駒だけです。

提案：上司と少なくとも“1メートルの線”の距離を維持して、彼を尊重して、彼に従います。

電話は小さなことですが、あなたのイメージにつながります。

提案：声の終わりのイントネーションを下げてみて、より権威的に聞こえるようにしてください。

ようやく仕事が終わりますが、気を緩めてはいけません。「夜明け前の一番暗い5分」ですが、あなた自身もしっかり管理してください。

もうすぐ退勤する時、心を決めて、一日の仕事をきちんとまとめます。

最後の5分間でメモを整理します。

メモには、その日の会見の人士、新たに入手した名刺の資料など、一日の要約が記載されています。

内容は大体繁雑で、一日の仕事が終わる前に整理してください。シートを検査します。

当日行うべき仕事項目は、完成したマークをつけて、完成していない項目に対しても心の中で数えられるようにします。

当日のシートを検査し終わったら、翌日行うべき仕事項目を書き出して、シートを作成します。この時はメモを参考にして、漏れ防止します。最後にデスクを整理します。

仕事が終わる前に机を綺麗に整理してこそ、一日の仕事を本当に終えることができます。

これらをしっかりと作ったら、あなたは軽やかな足取りで、気楽に退勤できます。